كلمه خزانه در لغت به معناي جايي است كه اموال و نقدينگي در آن نگهداري مي‌شود. در حسابداري، خزانه به عنوان صندوق و هماهنگ كننده دخل و خرج تعريف مي‌شود. خزانه داري، جايگاه ويژه اي در نظام بودجه و دارايي دارد كه در آن پول يا فلزات گرانبها نگهداري مي‌شوند.
مديريت گردش وجوه نقد و نقدينگي سازمان از جمله مهمترين دغدغه‌هاي شركت‌ها و سازمان‌ها است كه خزانه داري به عنوان يكي از واحدهاي مهم در دخل و خرج سازمان اين دغدغه را برطرف مي‌كند.
همچنين خزانه داري، علاوه بر تمركز و پرداخت وجوه نقد مي‌بايست دريافت‌ها و پرداخت‌ها را از نظر زماني با استفاده از مجموعه اي از كنترل هاي مالي هماهنگ كند. امروزه مي‌توان با استفاده از نرم افزار حسابداري، سرعت بيشتر و خطاي كمتري را در محاسبات مشاهده نمود.
نرم افزار خزانه داري چيست؟
نرم افزار خزانه داري نوعي زير سيستم پركاربرد و ساده است كه حجم زيادي از اسناد حسابداري، به صورت اتوماتيك توسط آن صادر مي‌شود. اين نرم افزار را مي‌توان زير مجموعه‌اي از نرم افزار حسابداري بين المللي و حتي نرم افزار حسابداري بازرگاني نيز دانست. سيستم حسابداري خزانه داري هوشمند نوين برگرفته از قواعدي از پيش تعريف شده با ساير سيستم‌هاي حسابداري مانند فروش و تداركات و… مرتبط بوده و گردش هاي مالي بين زير سيستم‌ها را كنترل مي‌كند. وصول به موقع مطالبات، تأمين منابع نقدينگي، پاسخگويي به تعهدات و جمع‌آوري اطلاعات خزانه داري از جمله نيازهاي اساسي شركت‌ها بوده و انجام درست اين عملكردها از ويژگي‌هاي بارز نرم افزار خزانه داري مي‌باشد.
سيستم خزانه داري هوشمند نوين يك برنامه نرم افزاري است كه فرايند مديريت عمليات مالي يك شركت را خودكار مي‌كند. اين كار كمك مي‌كند تا شركت‌ها به طور خودكار فعاليت هاي مالي خود، از جمله پول نقد، دارايي ها و سرمايه هايشان را مديريت كنند. چيزي كه قبلاً هفته ها طول مي‌كشد، اكنون مي‌تواند ساعت ها طول بكشد. كنترل كردن اسناد دريافتي، اسناد پرداختي و نگهداري سوابق پيشين، خصوصا در سازمان‌هايي كه با حجمي بالا از اطلاعات سروكار دارند، اهميت به‌سزائي داشته و كليه اين موارد به راحتي و با اطمينان با نرم افزار خزانه داري هوشمند نوين انجام پذير است.
از بخش‌هاي مهم خزانه داري در حسابداري، خزانه داري مديريت اسناد است. اموري مانند طبقه بندي و نگهداري اسناد ضمانت نامه، چك‌هاي دريافتي از مشتريان، ارائه به موقع چك‌هاي برگشتي به بخش حقوقي شركت جهت پيگيري‌هاي لازم، گرفتن بكاپ روزانه، هفتگي يا ماهانه از كليه اسناد خزانه، ايجا دفتر صندوق و دفتر چك و … از اموري است كه بايد در خزانه داري مديريت اسناد به آن توجه شود. انجام درست امر مديريت و نگهداري اسناد با استفاده از نرم افزار حسابداري خزانه اري هوشمند نوين، پشتوانه خوبي براي مديران شركت براي كارهاي دراز مدت است.
قابليت هاي نرم افزار خزانه داري
– امكان تقسيم دريافت و پرداخت به چند خزانه و صندوق مستقل و كنترل ارتباطات داخلي و بين صندوق‌ها
– امكان معرفي و كنترل موجودي صندوق‌ها
– امكان رسيدهاي دريافت و پرداخت جهت كنترل دقيق سيستمي و برقراري ارتباط با ساير منابع سيستم
– امكان ثبت انتقال بين بانكي جهت جا به جايي وجوه از يك حساب بانكي به حساب‌هاي ديگر
– امكان ثبت و مديريت انتقال بين اشخاص و تأثيرات آن در صورتحساب اشخاص
– امكان ثبت و صدور رسيد براي كليه مراحل عمليات دريافت و پرداخت
– امكان كنترل تاريخ در ثبت اسناد
– امكان كنترل بر روي ثبت دريافت‌هاي نقدي براي جلوگيري از خطاهاي كاربري
– امكان نسبت دادن فرم پرداخت به سند حسابداري
– امكان نمايش رديف هاي بانكي در نسبت دادن پرداخت به سندهاي حسابداري
– امكان نمايش آخرين وضعيت و محل چك‌ها به صورت اتوماتيك و لحظه‌اي
– امكان مشاهده تاريخچه چك از فرم اسناد و عمليات‌ها
– امكان ارتباط با زير مجموعه‌هاي ديگر از قبيل فروش، خريد و كنترل قرارداد
– امكان صدور اتوماتيك رسيد وصول پرداخت‌هاي روز
– امكان تغيير تاريخ سرسيد هاي چك هاي پرداخت و ذخيره تاريخ تغيير
بخش عمليات
– امكان صدور سندهاي پرداخت و دريافت با يك يا چندين حساب
– امكان تغيير وضعيت اسناد دريافتني
– امكان عودت دادن چك واگذار شده
– امكان تغيير وضعيت اسناد پرداختني
– امكان در جريان وصول گذاشتن گروهي چك‌ها
– امكان دريافت اسناد پرداختني عودت يافته
– امكان پرداخت اسناد دريافتني وصول نشده
– امكان دريافت وپرداخت گروهي چك‌ها
– امكان دريافت و پرداخت چك ارزي
– امكان به حساب گذاشتن گروهي چك‌ها، به تفكيك تاريخ
– امكان تسويه فاكتورها به وسيله يك چك يا وجه نقد
– كنترل شماره چك‌هاي هر دسته چك
– كنترل تاريخ و شماره دريافت و پرداخت نقدي
– امكان جلوگيري از اصلاح وضعيت چك‌هاي انتقالي از دوره مالي قبل
– امكان جلوگيري از ثبت چك پرداختي با شماره تكراري
– امكان جلوگيري از وصول و پاس كردن چك قبل از سررسيد
– امكان جلوگيري از استفاده شماره چك‌هاي استفاده شده
– امكان جلوگيري از ابطال چك‌هاي استفاده شده
– امكان مديريت دسترسي گروه‌هاي كاربران
بخش گزارش‌ها
– گزارش ليست حساب‌هاي بانكي
– گزارش ليست صندوق‌ها
– گزارش دسته چك‌ها
– گزارش دريافت و پرداخت‌هاي صندوق
– گزارش ساير موجودي‌هاي صندوق
– گزارش دريافت و پرداخت‌هاي حساب‌هاي بانكي
– گزارش دريافت و پرداخت‌هاي سفته
– گزارش چك‌هاي دريافتي
– گزارش وضعيت چك‌هاي دريافتي
– گزارش چك‌هاي جايگزين شده
– گزارش چك‌هاي صادره
– گزارش وضعيت چك‌هاي صادره
بخش بزرگي از معاملات در بخش خزانه داري و توسط حسابداري حازق انجام مي شود چرا كه اين كار بسيار حساس بوده و به وجود آمدن اختلال در سيستم خزانه داري موجب خسارت هاي جبران ناپذيري خواهد شد. اين معاملات شامل مديريت گردش وجوه نقد، نقدينگي سازمان و اقدام به كاهش موقعيت هاي ريسك شركت مي باشد. اين فعاليت ها را مي توان در صفحه گسترده اي رديابي كرد، اما انجام اين كار بسيار وقت گير و در معرض خطا است. اطلاعات به دست آمده از اين سيستم گسترده سپس به صورت دستي در دفترچه اصلي ثبت مي شود. ضبط اين اطلاعات نيز كند و در معرض خطا است. يك راه حل معقول براي رفع كندي و بهبود روند ثبت و ضبط اين اطلاعات، استفاده از نرم افزار حسابداري خزانه داري است.
منبع: