امروزه نرم افزار حسابداري به يك نيازهاي اساسي براي همه مشاغل تبديل شده است. صاحبان مشاغل به اين نتيجه رسيده‌اند كه مديريت مالي به صورت دستي به آنها در دستيابي به نتايج مورد انتظار كمك نمي‌كند. در بسياري از موارد مديريت مالي، كه قرار بوده بتواند به شركت‌ها كمك كند تا بودجه خود را با مديريت بيشتري اداره كنند، به يكي از دلايل ضرر مالي تبديل شده است. قبل از يادگيري در مورد اهميت نرم‌افزار حسابداري براي مشاغل، ابتدا بايد درك كنيد كه مديريت حسابداري چيست!؟ مديريت حسابداري به يك برنامه استراتژيك، سازماندهي شده و كنترل‌كننده فرآيندهاي مالي در درون يك سازمان يا شركت اشاره دارد. مديريت حسابداري براي اطمينان از گردش پايدار پول توسط هر كاري ضروري است. مدير حسابداري مسئول برآورد نياز سرمايه و تعيين ساختار آن، ايجاد فرصت‌هاي سرمايه‌گذاري، ايجاد سياست‌هاي مالي، كمك به تصميم‌گيري‌هاي مالي و غيره است.
اهداف مديريت مالي خود بهينه سازي سود، اطمينان از ماندگاري تجارت، حفظ جريان مناسب وجه نقد، به حداقل رساندن هزينه‌هاي اضافي و به حداكثر رساندن سود حاصل از كسب وكار است. بدون مديريت صحيح مالي، رسيدن به چشم‌اندازهاي مورد نظر مشاغل دشوار بوده و مي‌تواند با ضررهايي روبرو شود كه منجر به ورشكستگي مي‌شود. سيستمهاي حسابداري، براي مديريت حسابها و ساده كردن عمليات مالي در سازمان‌ها طراحي شده است. امروزه بسياري از مشاغل شروع به استفاده از سيستمهاي حسابداري كرده‌اند. اين نرم‌افزار به صاحبان مشاغل اجازه مي‌دهد تا معاملات مالي را رديابي كنند و گزارش‌هاي مالي مختلفي را توليد كنند.
قبل از توليد برنامههاي حسابداري، با استفاده از دفترهاي حسابداري و حسابرسي، معاملات و كارهاي مالي را به صورت دستي انجام مي‌دادند؛ گزارشات حاصل از آنها اساساً غير علمي و داراي خطاهاي محاسباتي زيادي بود، زيرا مديران حسابداري مجبور بودند ورودي‌ها را به صورت دستي ثبت و بررسي كنند. سيستمهاي حسابداري به طور خودكار اين وظايف را آسان نموده، هزينه‌هاي حسابداري را كاهش دادند و تصميم‌گيري‌هاي مالي بهتري را، از طريق گزارش‌گيري‌هاي صحيح و اصولي امكان پذير كردند. براي متخصصان حسابداري، نرم افزار حسابداري، دارايي با ارزش شركت است كه به طور قابل توجهي به بهبود بهره‌وري بخش مالي كمك مي‌كند.
افزايش بهره‌وري و نرم افزار حسابداري خدماتي
امروزه و با تخصصي شدن امور، كسب و كارها جلوه اي پيشرفته به خود گرفته و به سرعت در راستاي تكنولوژي پيش مي‌روند. تيم توليد نرم‌افزار حسابداري هوشمند نوين، پس از بررسي گسترده نيازهاي مشتريان در زمينه‌‌ها و صنوف شغلي متفاوت، اقدام به ايجاد راهكارهاي جامعي در قالب ارائه نرم افزارهاي حسابداري تخصصي، ويژه مشاغل مختلف نموده است. اين راهكارها براي مشاغل خدماتي اعم از خدمات در كلينيك‌‌‌هاي پزشكي، شركت و سازمان‌هاي فعال در صنعت حمل ونقل، موسسات حسابداري، شركتهاي فعال در حوزه ارتباطات، شركتهاي خدمات نظافتي و … بوده و با افتخار به صورت پكيج‌‌‌هاي نرم‌افزار حسابداري خدماتي به بازار عرضه شده است.
بخش عمده اي از دادههاي ثبت شده در سيستمهاي حسابداري خدماتي، محاسبات مرتبط با خريد و فروش و خدمات ارائه شده در پروژههاي مختلف است. در شركتهاي خدماتي، اغلب در حين ارائه خدمات، كالاهايي نيز مورد استفاده قرار مي‌گيرد. براي مديريت اين مسائل در سيستمهاي حسابداري هوشمند نوين، امكان صدور فاكتورهاي فروش تركيبي به صورت كالا و خدمات نيز وجود دارد؛ همچنين امكان ثبت و گزارش‌گيري از تراكنش‌‌‌هاي مالي نيز در اين نرم افزار وجود دارد. با استفاده از برنامههاي حسابداري، شما بايد بتوانيد اطلاعات حساب‌‌‌هاي بانكي از جمله چك‌‌ها و. .. را در سيستم ثبت نموده و به به صورت يكپارچه تمامي اسناد را مديريت نماييد.
ثبت مرحله به مرحله اسناد، از مهم‌ترين قابليت‌هاي نرم‌افزار حسابداري مناسب مشاغل خدماتي است. با استفاده از اين سيستم تمامي ريز تراكنش‌‌ها، تنخواه‌‌ها و دادههاي مالي جز به جز در اختيار شما قرار دارد و با گزارشات دقيق دادهها، هيچ عملكرد مالي از نگاه مديريت پنهان نمي‌ماند. هدف اصلي مشاغل خدماتي ارائه خدمات و دريافت و پرداخت وجه به صورت كامل يا جزئي است. ثبت معاملات بعضي اوقات به صورت نقدي (هنگام دريافت ثبت مي‌شود) يا به صورت اعتباري انجام مي‌شود، بدين معني كه در زمان ارائه، خدمات بعدي رزرو شده است و وجوه مربوط نيز در دوره‌‌‌هاي بعدي دريافت مي‌شود. اين تراكنش‌‌ها و صورت حسابها در نرم افزار حسابداري خدماتي به سادگي قابل ثبت است.
اين سيستم‌ها با سرعت بخشيدن به كارهاي مختلف، بازده كلي خدمات را افزايش مي‌دهند. به عنوان مثال، چنين سيستم‌هايي به جمع‌آوري خودكار دادهها، انجام محاسبات مهم بدون خطا و ايجاد سوابق براي شركت‌ها كمك مي‌كنند. اين فعاليت‌ها باعث صرفه‌جويي در وقت و افزايش بهره‌وري مي‌شود.
مديريت آسان رويدادهاي مالي با نرم افزار حسابداري بازرگاني
سيستمهاي حسابداري، مديريت رويدادهاي مالي و انجام وظايف مالي را، به طور صحيح و سريع براي صاحبان مشاغل فراهم مي‌كند. بدون كمك نرم افزار حسابداري، صاحبان مشاغل يا مديران حسابداري مجبورند وقت زيادي را صرف ايجاد گزارش‌هاي مالي و ساير اسناد و يا تطبيق حسابها و صورت‌هاي بانكي كنند. اين نرم افزار تا حد زيادي به آنها كمك مي‌كند تا ديد كاملي به سلامت مالي شركت خود داشته باشند و بتوانند تصميمات درست تري براي رسيدن به اهداف پيش رو بگيرند. اما اين برنامه‌ها جايگزين نقش مديران حسابداري در سازماندهي امور مالي شركت نمي شود، بلكه در عوض مانند دستياري با دقت و سريع ، باعث افزايش بهره وري آنها مي‌شود.
سيستمهاي حسابداري بازرگاني مختلف نقاط قوت و ضعف خود را دارند، اما برخي از ويژگي‌هاي اصلي وجود دارد كه نرم افزارهاي حسابداري كامل و پيشرفته بايد از آن برخوردار باشند. در اينجا برخي از آنها ذكر شده است:
پيش‌بيني مالي از مهم‌ترين ويژگي‌هاي نرم افزار حسابداري است. مطمئناً همه مديران مي‌خواهند درآمد و هزينه‌هاي خود را درست ارزيابي كنند. ابزارهاي پيش‌بيني و گزارشات به آنها كمك مي‌كنند تا امور را به صورت صحيح كنترل كنند، هزينه‌هاي غيرضروري را حذف كرده و سود خود را بهينه كنند.
برنامههاي حسابداري پيشرفته به صاحبان مشاغل اجازه مي‌دهد انواع قبوض و فاكتورها را ايجاد، ثبت، مديريت و ارسال كنند. در نرم افزار حسابداري بازرگاني، فاكتورها به همراه جزئيات منحصر به فرد تجارت، قابل تنظيم هستند.
سيستمهاي حسابداري به شما امكان مي‌دهند گزارش‌هاي درآمد، ترازنامه، جريان وجوه ، سود و زيان و غيره را تهيه كنيد؛ همچنين مي‌توانيد آنها را در قالب‌هاي مختلفي مانند جداول، نمودارها و گزارشات مختلف ايجاد كنيد.
با يك سيستم حسابداري پيشرفته، حتي مي‌توانيد استهلاك دارايي را بطور خودكار و دقيق محاسبه كنيد. استهلاك دارايي‌ها با استفاده از روش‌هاي مختلفي مطابق با سياست‌هاي شركت شما و همچنين استانداردهاي مالياتي و حسابداري قابل اجرا قابل محاسبه است.
با نرم افزار حسابداري فروشگاهي به آساني موجودي‌هايتان را رديابي كنيد!
مهم نيست كه فروشگاه شما، فروشگاهي كوچك است يا بزرگ و چه محصولاتي را در آن مي‌فروشيد، اگر موجودي زيادي از محصولات را در اختيار داشته باشيد، قطعاً به يك سيستم نرم‌افزار حسابداري فروشگاهي براي خودكار كردن روند كسب و كارتان احتياج داريد. خودكار كردن مديريت و محاسبات مالي كسب وكارتان، به شما كمك مي‌كند تا در زمان صرفه جويي كنيد، در نتيجه مي‌توانيد بيشتر و بهتر بر روي توسعه تجارت خود تمركز كنيد؛ همچنين، مي‌توانيد هزينه‌هاي اضافي را كاهش دهيد. در صورت انجام دستي محاسبات مالي، تهيه گزارشات و رديابي موجودي ها؛ زمان، تلاش و هزينه زيادي را مي‌طلبد. صورتحساب‌هاي دستي مستعد خطاي انساني است كه گاهاً با محاسبات يا پرداخت نادرست به پايان مي‌رسد. اگر محصول يا خدمات ارائه شده به موقع پرداخت نشود يا فاكتورها اشتباه صادر شوند مي‌تواند مشكلات زيادي را در كسب وكارتان به وجود آورد.
امروزه بيشتر مراحل خريد و فروش به صورت الكترونيكي انجام مي‌شود. گزينه‌هاي پرداخت مختلفي نيز در درون نرم افزارهاي حسابداري فروشگاهي وجود دارد. انتقال وجه از طريق دستگاه‌هاي پوز و پرداخت از طريق درگاه‌هاي آنلاين فناوري هايي است كه بطور گسترده توسط مديران مورد استفاده قرار مي‌گيرد.نرم افزارهاي فروشگاهي، صورتحساب‌ها را براي هر محصول يا خدمات ارائه شده به صورت خودكار ثبت مي‌كند. اين نرم افزار خدمات يا محصولات را به همراه قيمت‌هاي آنها ليست مي‌كند و سپس فاكتور را براي مشتريان خود ارسال مي‌كند. بعد از ارائه كالا به دست مشتري، نرم افزار به صورت خودكار فاكتور فروش ۸ سانتي را ايجاد مي‌كند؛ بنابراين، فاكتور سريع ايجاد مي‌شود و امكان فراموشي چاپ آن و ثبت در سيستم اتفاق نمي افتد. شما مي‌توانيد ظاهر برگه فاكتور خود را به گونه اي سفارشي كنيد كه مشاهده آن حرفه‌اي تر و جالب‌تر شود، همچنين مي‌توانيد به راحتي آرم شركت خود را نيز اضافه كنيد. انتخاب يك نرم افزار حسابداري فروشگاهي خوب، مي‌تواند در صورت اجراي صحيح به شما در افزايش درآمد شغليتان كمك كند؛ همچنين، مي‌تواند به راحتي جريان نقدي شركت را مديريت كرده و گزارشات جامعي را ارائه دهد.
document financial accounting on office accountant desk
بازار پر رقابت نرم افزار حسابداري پيمانكاري
شركتهاي صنعت پيمانكاري بايد بتوانند خود را در يك بازار رقابتي و چالش برانگيز ثابت كنند كه در آن، استفاده از منابع مادي و انعطاف پذيري بالايي در مديريت پروژه بسيار مهم است.
رقابت شديد و نياز به نوآوري، مستلزم آن است كه پيمانكاران از ابزارهاي پيشرفته تجاري، كه آنان را قادر به ساده سازي فرآيندهاي ساخت و ساز پيچيده و منحصر به فرد مي‌كند، استفاده كنند. نرم افزار پيمانكاري انواع راه حل‌هاي يكپارچه را ارائه مي‌دهد كه با ديدي همه جانبه، از برنامه‌ريزي و كنترل پروژه گرفته تا برآورد هزينه، به شما كمك مي‌كند. پيمانكاران به دليل عدم تكميل به موقع پروژه ها، مي‌توانند متحمل خسارات سنگين در قالب هزينه‌هاي كار و از دست دادن مشتري شوند.
تأخير در تحويل پروژه به دليل عدم برنامه ريزي، نشان دهنده ضعف شركت است. برنامه ريزي براي مواد اوليه مورد نياز، استفاده موثر از نيروي كار، زمان بندي پروژه‌ها و … براي جهت يابي مناسب منابع ضروري است كه با استفاده از نرم افزارهاي حسابداري پيمانكاري هوشمند نوين، به سادگي مي‌توانيد با خودكار سازي محاسبات و مسائل مرتبط با دادههاي مالي به ديگر نيازهاي خود بپردازيد. نرم افزار حسابداري پيمانكاري همچنين به پيمانكاران اين امكان را مي‌دهد تا دريابند كه از هر پروژه چقدر درآمد يا چقدر ضرر و سود دارند. به اين ترتيب، آنها قادر خواهند بود تا زمان و هزينه‌هاي استفاده شده براي پروژههاي آينده را مديريت كنند.
اكثر شركتهاي پيمانكاري با مشتريان خود به صورت قراردادي كار مي‌كنند. شركتهاي بزرگ تر به طور همزمان با بيش از يك مشتري و روي چندين پروژه به صورت همزمان كار مي‌كنند؛ به همين دليل، تبادل اطلاعات، ثبت اسناد و دادههاي پروژه‌ها و قراردادهاي مختلف در اين شركت ها، ممكن است چالش بيشتري ايجاد كند.
مديريت و جمع‌آوري دادههاي هر پروژه، در قالب، فايلExcel ، Word يا ارائه پاورپوينت بسيار ناكارآمد و غير عملي است. نرم افزارهاي حسابداري، دادهها را به صورت اتوماتيك در اتوماسيون ثبت و از طريق منابع و فايروال‌هايي كه از امنيت داده پشتيباني مي‌كنند، گزارشات كلي از روند كار را به كارفرمايان ارائه مي‌دهند. پيمانكاران همچنين مي‌توانند محدوديت هايي در دادههاي خود ارائه دهند.
يك سيستم متمركز، با ارائه يك ديدگاه جامع از يك موقعيت خاص، قبل از تصميم‌گيري به بهبود كارآيي مشاغل كمك مي‌كند. به عنوان مثال، قبل از سفارش خريد براي مواد اوليه يك محصول، گزارش سوددهي و بازدهي از فروش آن كالا بايد مورد بررسي قرار گيرد. گزارشات كامل از طريق نرم افزار به مدير پروژه ارائه مي‌شود و از اين طريق در صورت تاييد نهايي، مدير خريد سفارش خريد را ايجاد مي‌كند.
نرم افزار حسابداري توليدي مديريت موجودي
اگر شركت خود را به تازگي راه اندازي نموده ايد، مديريت دادهها و دارايي هايتان به صورت دستي، ممكن است در ظاهر مشكلي نداشته باشد؛ اما با اين حال، با گذشت زمان و با رونق كسب و كارتان، دادههاي مالي افزايش يافته و ازدياد فاكتورها و صورتحساب ها، شما را سر در گم خواهند كرد.
هر ساله كسب وكارها هزينه‌هاي را براي جايگزين كردن يا اضافه كردن دارايي‌هاي بيش از نياز متحمل مي‌شوند. اين اتفاق اغلب زماني اتفاق مي‌افتد كه اسناد موجودي گمشده، آسيب ديده و يا ثبت نشده است تا بتوانيد آنها را بررسي نماييد. با كمك نرم افزار حسابداري مناسب كسب وكارهاي توليدي، مي‌توانيد تعيين كنيد كه چه موقع بايد مواد اوليه جديد را خريداري كنيد و يا از خريدهاي اضافي امتناع كنيد، زيرا دسترسي به موجودي‌ها و انبار برايتان فراهم است.
نرم افزارحسابداري توليدي مي‌تواند موجودي را مديريت كند، به اين معني كه محصولات را رديابي مي‌كند و هر زمان كه به يك آستانه خاص برسد، آلارم مي‌دهند. اين روش، به سازمان‌ها كمك مي‌كند تا سرمايه زيادي را در خريد موجودي هدر ندهند.
منبع:
https://rooziato.com/1399267592/نيم-نگاهي-به-ساختار-نرم-افزار-حسابداري/