شايد بتوان گفت كه وظيفه حسابدار در يك شركت، يكي از سخت‌ترين و پر مسئوليت ترين وظايف است زيرا با تمامي اسناد رسمي و مالي شركت سروكار دارد و تنها يك خطاي كوچك در امور حسابداري ممكن است شركت را دچار اختلال نمايد و حتي خساراتي جبران ناپذير به كسب و كارتان وارد كند.
با پيشرفت علم و تكنولوژي نرم افزارهايي به بازار آمد كه در انجام امور حسابداري به حسابدار كمك كرده و به صورت هوشمند حسابرسي كليه اسناد را نيز انجام مي دهد. انتخاب نرم افزار حسابداري با توجه به نياز كسب و كارها متفاوت است. نرم افزارهاي حسابداري، به دو دسته رايگان و پولي تقسيم مي‌شوند؛ همچنين، نرم افزارهايي كه پولي هستند خود به دو دسته نرم افزار حسابداري ارزان قيمت و گران قيمت تقسيم شده اند. امروزه تعداد نرم افزارهاي رايگان بسيار زياد شده است اما بايد هنگام خريد بسيار دقت كنيد چرا كه نقاط منفي اين نرم افزار هاي ارزان قيمت بسيار بيشتر از نقاط قوتشان است.
اگر تازه در يك شركت استخدام شده‌ايد و نمي‌توانيد از همان ابتدا از مدير شركت بخواهيد تا يك نرم افزار حسابداري داراي هزينه را خريداري نمايد، از همين رو احتمالا شما نرم افزار حسابداي ارزان قيمتي را خريداري و يا به صورت رايگان دانلود خواهيد كرد. توصيه ما به شما اين است كه هرگز براي افزايش سرعت خود در امور حسابداري به دانلود نرم افزارهاي حسابداري ارزان قيمت اطمينان نكنيد.
حسابداران، كارمندان با مسئوليت
همان طور كه در بالا اشاره شد، حسابداران يك شركت وظايف مهمي را بر دوش مي‌كشند چرا كه اگر خللي در عملكرد آنان ايجاد شود، ممكن است خسارات‌هاي جبران ناپذيري به شركت وارد گردد؛ در ادامه تعدادي از وظايف يك حسابدار را به طور مختصر بيان خواهيم كرد.
• ارائه كليه خدمات حسابداري و مالي شركت ها موسسات و اصناف
• تهيه و تحرير دفاتر قانوني
• تنظيم و تكميل اظهارنامه مالياتي
• ارائه خدمات مديريتي و مشاوره مالي
• تنظيم و تكميل اظهارنامه ارزش افزوده
• تهيه صورتهاي مالي و تجزيه و تحليل صورتهاي مالي
• اعزام نيروي حسابدار به صورت پاره وقت و تمام وقت
• ارائه خدمات مشاوره اي در امور مالياتي، بيمه، بانكي
• مشاوره در خصوص قوانين كار و تامين اجتماعي و مالياتي
• ارائه خدمات مشاوره اي توسط كارشناسان ارشد مالي و مالياتي
• مشاوره در خصوص اخذ مفاصا حساب از سازمان تامين اجتماعي
• حسابداري پيمانكاري وتنظيم صورت وضعيت پروژه هاي عمراني
• معرفي و فروش نرم افزارهاي مالي متناسب با فعاليت واحد متقاضي
• ثبت شركت، دريافت كد اقتصادي، دريافت گواهينامه ارزش افزوده
• آموزش حسابداري و نرم افزار هاي مالي به پرسنل شركتها و موسسات
• به روز رساني اسناد و مدارك و تهيه گزارشات مورد نياز مديران مجموعه
• ثبت و ضبط و نگهداري كليه اسناد حسابداري در كوتاه ترين زمان ممكن
• تعيين حوزه مالياتي وانجام امور مربوط به گرفتن كد كارگاه و كد اقتصادي
• ثبت اسناد حسابداري (جاري، معوقه، بهم ريخته) و به روز رساني حساب‌ها
• تهيه و تنظيم ليست‌هاي ماليات تكليفي، بيمه، ماليات حقوق، ماليات اجاره و …
• اجراي عمليات اصلاح حساب و بستن حساب ها و رفع اختلاف حساب با ساير شركتها
• انجام امور بيمه شامل تشكيل پرونده بيمه شركتها و اشخاص و اخذ كد كارگاهي و تنظيم ليست بيمه تامين اجتماعي
انتخاب نرم افزار حسابداري ارزان قيمت
حسابداران براي آنكه كار‌هاي خود را سريعتر انجام دهند از نرم افزارهاي گوناگون استفاده مي‌كنند. اين نرم افزار كاملا بايد متناسب با نياز شما باشد و بايد بدانيد كه شما از يك نرم افزار حساب داري چه خواسته هايي داريد؟ براي آنكه بتوانيد يك نرم افزار حسابداري ارزان قيمت و با كيفيت انتخاب نماييد ابتدا لازم است سوالات زير را از خود بپرسيد و به پاسخ آنان بپردازيد.
• مي‌خواهيد كه از اين نرم افزار چه امكاناتي را در اختيار شما قرار دهد؟
• مي‌خواهيد كه گزارشاتي كه در اختيار شما قرار مي‌دهد چگونه باشد؟
• آيا نرم افزار حسابداري براي كسب و كار من مناسب مي‌باشد؟
• آيا شما راهكارهاي پيشنهادي را براي خواسته هاي كسب و كار من ارائه مي‌دهيد؟
• آيا نرم افزار حسابداري با سليقه شما در كسب و كار مناسب است؟
• چه تعداد كارمند و مشتري ميتواند نرم افزار شما را اداره كند؟
• به چه شكل نرم افزار شما به قانون هاي مالياتي و مقررات مالي كمك مي‌كند؟
• اطلاعات من چگونه ساپورت مي‌شوند؟ آيا دسترسي و داده ها ميتواند بلافاصله در زمان قطعي از نو ساخته شود؟
• چه اقدامات حفاظتي براي حفظ اطلاعات كسب و كار من و مشتريان من فراهم مي‌باشد؟
• تمامي هزينه به چه شكل حساب مي‌شود؟ هزينه هاي نصب، آموزش، پشتيباني و ساپورت و نگهداري ابري وجود دارد؟
• چه نوع پشتيباني فني و خدمات مشتري را ارائه مي‌كنيد؟ و چه مدت ساپورت خواهيد كرد؟
• آيا آموزش و يادگيري‌هاي ويژه‌ايي براي استفاده از نرم افزار خواهيد داد؟
بله اين چند سوال بسيار مهم هستند كه در ابتدا بايد به اين آن‌ها پاسخ دهيد و پس از آن به راحتي مي‌توانيد نرم افزار مناسب خود را انتخاب نماييد. شما به هنگام خريد نرم افزار حسابداري ارزان قيمت ممكن است حس كنيد كه به تمامي نيازتان پاسخ مثبت داده شده است اما پس از نصب و وارد كردن اطلاعات مالي و مهم شركت خود در سيستم، مشاهده مي‌كنيد كه هيچ كدام از امكاناتي را كه نياز داريد در اختيار شما قرار نداده‌اند. در اين ديگر كاري از دست شما بر نمي‌آيد و هزاران اطلاعات مهم مالي شركت را به اين نرم افزار داده ايد كه ممكن است از اين اطلاعات سواستفاده شود. به همين دليل است كه به شما اين پيشنهاد را مي دهيم كه به نرم افزار هاي حسابداري ارزان قيمت هرگز اعتماد نكنيد. شما مي‌توانيد با استفاده از نرم افزار حسابداري هوشمند نوين كه با قيمتي مناسب، براي تمامي شركت ها و كسب و كارها ارائه شده استفاده نماييد.
انواع نرم افزارهاي حسابداري
نرم افزارهاي حسابداري به دو دسته ارزان قيمت و گران قيمت تقسيم شده است. حتما شما هم ضرب المثل “هرچي پول بدي آش مي‌خوري” را شنيده ايد كه مصداق بارز اينگونه نرم افزار ها است. پس خريد نرم افزار هاي حسابداري ارزان قيمت كاري بيهوده و صرفا تلف كردن زمان و هزينه است. اين نرم افزار‌ها معايبي دارند كه به آن پرداخته ايم.
• عدم وجود تمامي امكانات حسابداري
• قابل اطمينان نبودن
• هك شدن راحت و آسان
• عدم پشتيباني
• عدم داشتن ضمانت و گارانتي
• عدم بروزرساني و آپديت اتوماتيك هفتگي
• و …
در زمان هاي قديم انجام امور حسابداري كاملا به روش سنتي بود و از هيچ گونه نرم افزاري استفاده نمي‌كردند به همين دليل دچار مشكلات و خلل‌هاي بسياري در محاسبه و ثبت هاي صورتحساب‌ها و مسائل مالي خود مي‌شدند. امروزه با پيشرفت علم و تكنولوژي مديران شركتها براي پيشرفت و حصول اطمينان هرچه بيشتر در محاسباتشان، به دنبال نرم افزارهاي حسابداري كمكي خوب براي انجام امور حسابداري خود هستند. توصيه ما به شما مديران زبردست و مديراني كه تازه وارد عرصه تجارت شده‌اند اين است كه، هرگز از نرم افزار حسابداري ارزان قيمت استفاده نكنيد و براي پيشرفت و امنيت كار خود از نرم افزارهاي حسابداري اصل هر چند با قيمت بيشتر استفاده نماييد.
منبع: